一般的にWeb業界に入った新人さんは挨拶や敬語ができない業界No.1と言われてる記事を見つけたのでここで少しでもビジネスマナーについて学んでみて下さい。
挨拶の基本
挨拶はコミュニケーションや会話の基本と言われています。
| 良い挨拶の例 | 悪い挨拶の例 |
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敬語を身につけよう
言葉遣いは心の気遣いでもあります。敬語を間違って相手を不愉快な気持ちにするのはやめましょう。
まずは「誰に、誰のことを話すか」について考えてみると
わかりやすいです。
取引先の人や上司は敬語を使うべき「相手を立てる度+1」の
人で「おっしゃる」「いらっしゃる」などの敬語を使います。
後輩や友人、家族はくだけた表現でいい為「立てる度-1」。
丁寧に話せば尊敬語や謙譲語までは必要ない職場の同僚や
初対面の人は、中間の「立てる度０」です。
次に考えたいのが、「いつ、どこで、どんな状況で話すか」という場の問題です。これは相手が誰かは関係なく改まった場なのかくだけた場なのかによって使う言葉が変わります。式典や大きなプレゼンの場は「改まり度+1」で「いたします」「申します」といった改まった敬語遣いがふさわしいです。職場やミーティングの場なら、「改まり度０」で、「です」「ます」を用いて丁寧に話せばいいです。
メールマナーを学ぼう！！
メールはコミュニケーションを円滑にする材料です。
メールマナーのポイント
- メールを開かなくても用件がわかるように件名を分かりやすいように工夫する。
- メールを読みやすいように空白行で段落を区切ってメリハリをつける。
- 添付ファイルにお客様情報が載っている場合は、セキュリティのことを考えて必ずパスワードをかける。
- 添付ファイルを含めメールそのものの容量が一定のサイズを超えると相手に 届かない恐れがあるので長文にはしない。
- ファイルを添付する場合は、どのパソコンの環境でも対応できるように、 圧縮はzipにする。
- 送信先の区別をする。
- TO メールの相手方（当事者）
- CC メールを参考に読んで欲しい人
- BCC 他人の送信先を見せずに同じ内容を送る場合
電話マナーの基本
電話マナーの良し悪しで会社のイメージを決めてしまう場合があるのでとても重要です。
電話マナーのポイント
- 相手に良い印象を与える為にも明るく高い声で
聞き取りやすいようにしゃべることを心掛けましょう。 - 得意先に対して業務の報告をする場合は、テキパキと
したスピードで話しましょう。またクレームに対しては、
落ち着いたゆっくりとしたスピードで話しましょう。
得意先の場合は、人によって早口を好む人もいれば、
ゆっくり話をする人もいますので、 相手のペースに意識的
に合わせてあげるのも一つの方法です。
こんな電話対応では相手を怒らせたり信頼を失います。
- 「一応」「たぶん」などの曖昧な表現は、
いい加減な印象を相手に与えるのでやめましょう。 - 「・・・のほう」これは使う人が非常に多いのですが、
不適切な表現といえます。非常にあやふやな印象を
与えますし、多用すると耳障りになりますので、
注意してください。 - 「・・・の感じ」確約できない場合であれば、
「現時点では○○です」と言う表現を使い、曖昧な表現は
避けましょう。
報・連・相を理解しましょう！
報・連・相を理解していないと上司や周りのスタッフとの意思疎通が出来ず仕事の効率が悪くなります。
〔報告〕仕事の経過や結果を発注者に知らせること。
もし・・業務の進捗を報告していない⇒そうすると上司が不安に陥り、管理コストがかかる。
もし・・クレームが発生しても上司に報告していない⇒上司の責任が増えて被害を最小限に抑えられなくなり会社の信用も失う。
〔連絡〕関係者に仕事上の事実や情報を適切に伝えること。
もし・・打合せ時間を当日になって連絡した場合⇒当日の作業プランが崩れ作業が効率良くできなくなる。
もし・・遅刻したのに連絡をしていない場合⇒何か事件に巻き込まれたんじゃないかと会社の人が心配にする。
〔相談〕困ったときに一人で悩まずアドバイスを得ること。
もし・・わからないことがあっても相談せず勝手に業務を進めた場合⇒当日の作業プランが崩れ作業が効率良くできなくなる。
もし・・誰にも相談せず複数の人が関わるプロジェクトを一人で進めた場合⇒クオリティの低下やプロジェクトのやり直しにつながる。
報告や連絡が遅れてこんな風にならないように・・・
